Raak Creative Studio BV Algemene voorwaarden
Versie 01/07/2025
Op al onze samenwerking zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.
Definities
Dienstverlener: Verwijst in dit document naar Raak Creative Studio BV, afgekort als Raak, gevestigd te Leeuwerikstraat 16, 9000 Gent, België, ingeschreven in de KBO met ondernemingsnummer: 1024.527.658.
Klant: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met de Dienstverlener.
Overeenkomst: Het geheel van afspraken zoals vastgelegd in een goedgekeurd voorstel, offerte of elke schriftelijke afspraak tussen de Dienstverlener en de Klant.
Offertes en contracten
Offertes zijn steeds vrijblijvend en blijven 30 kalenderdagen geldig, tenzij expliciet anders vermeld.
Een overeenkomst wordt beschouwd als gesloten zodra de Dienstverlener een schriftelijke bevestiging van de Klant ontvangt, of zodra de Dienstverlener effectief start met de uitvoering van de afgesproken diensten.
Schriftelijke communicatie in het kader van deze samenwerking mag ook per e-mail of via digitale platformen (zoals Notion, Dropbox Paper of Google Drive) verlopen. Elektronische goedkeuring of bevestiging wordt gelijkgesteld aan schriftelijk akkoord, tenzij expliciet anders overeengekomen.
Uitvoering van de opdracht
De Dienstverlener verbindt zich ertoe de opdracht naar best vermogen, met de nodige zorg en in overeenstemming met de professionele standaarden van het vakgebied uit te voeren. Er wordt geen garantie gegeven op het behalen van een concreet of specifiek resultaat.
Verplichtingen van de Klant
De Klant draagt er zorg voor dat alle informatie, materialen, toegang en medewerking die nodig zijn voor een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht door de Dienstverlener, tijdig worden verstrekt.
Vertragingen, extra kosten of kwaliteitsverlies als gevolg van het ontbreken of laattijdig aanleveren van deze input zijn volledig voor risico van de Klant en kunnen geen aanleiding geven tot aansprakelijkheid van de Dienstverlener.
De Klant garandeert tevens dat alle door hem/haar aangeleverde teksten, beelden, logo’s, fonts, muziekfragmenten of andere materialen vrij zijn van rechten van derden, of dat de Klant over de nodige licenties en toestemmingen beschikt voor het gebruik ervan. De Klant vrijwaart de Dienstverlener uitdrukkelijk voor alle aanspraken van derden met betrekking tot inbreuken op intellectuele eigendomsrechten of andere wettelijke bepalingen die voortvloeien uit het gebruik van door de Klant aangeleverd materiaal.
Vertrouwelijkheid & Geheimhouding
De Klant en de Dienstverlener verbinden zich ertoe om alle vertrouwelijke informatie die in het kader van de samenwerking wordt gedeeld waaronder zakelijke, strategische, technische en creatieve gegevens strikt geheim te houden.
Deze verplichting geldt zowel tijdens als na afloop van de samenwerking. Informatie wordt als vertrouwelijk beschouwd tenzij deze publiekelijk beschikbaar is of schriftelijk anders overeengekomen werd.
Deze geheimhoudingsverplichting blijft van kracht gedurende de looptijd van de samenwerking en tot twee jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Wijzigingen en annulering
Opzegprocedure: Zowel de Klant als de Dienstverlener kunnen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, met duidelijke vermelding van de reden en respect voor de afgesproken voorwaarden.
Annulering door de Klant: Bij eenzijdige annulering door de Klant heeft de Dienstverlener recht op vergoeding van alle reeds geleverde prestaties, inclusief eventuele voorbereidingskosten. Indien van toepassing, kunnen ook gederfde inkomsten in rekening worden gebracht.
Annulering van een retainer: Een retainerovereenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van 30 kalenderdagen.
Geen restitutie: Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen beide partijen.
Wijzigingen aan de overeenkomst: Wijzigingen aan de initiële overeenkomst zijn enkel geldig indien ze schriftelijk door beide partijen worden bevestigd. Eventuele meerkosten als gevolg van zulke wijzigingen worden aan de Klant gefactureerd.
Betalingsvoorwaarden
Facturatie
Betaling dient te geschieden zoals vermeld op de factuur, of uiterlijk binnen 21 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bij laattijdige betaling behoudt de Dienstverlener zich het recht voor om wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening te brengen.
Voorbereidingskosten en projectopstart
De kosten verbonden aan de fase “Voorbereiding & Concept” dienen volledig voldaan te zijn alvorens de Dienstverlener de werkzaamheden aanvangt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om geen werkzaamheden te starten zolang dit bedrag niet is ontvangen.
Indexering
De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de tarieven jaarlijks aan te passen, bijvoorbeeld op basis van de gezondheidsindex of relevante marktontwikkelingen. Bij doorlopende samenwerkingen worden wijzigingen minstens 30 dagen vooraf schriftelijk gecommuniceerd.
Overmacht & Aansprakelijkheid
Overmacht
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst indien deze het gevolg is van overmacht, waaronder maar niet uitsluitend begrepen: ziekte, stroompanne, overheidsmaatregelen, pandemieën, natuurrampen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de Dienstverlener.
Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de eventuele aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald. Indien er geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van het betreffende project.
Uitsluitingen
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving of schade als gevolg van het gebruik van foutieve input van de Klant of het falen van externe tools, software of licenties waar de Dienstverlener geen controle over heeft.
Intellectueel Eigendom
Alle door de Dienstverlener gecreëerde werken waaronder, maar niet beperkt tot, video’s, ontwerpen, animaties, teksten, illustraties, templates, code en andere creatieve uitingen blijven het intellectuele eigendom van de Dienstverlener, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Het eigendom van de eindproducten (zoals de definitieve versies van video’s, visuals of presentaties) gaat over op de Klant zodra de volledige betaling is voldaan. De onderliggende bronbestanden (zoals bewerkbare designbestanden, ruwe videobeelden of projectbestanden) blijven eigendom van de Dienstverlener, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
De Dienstverlener behoudt het recht om generieke onderdelen die in het kader van het project werden ontwikkeld (zoals iconensets, formats, overgangen of andere herbruikbare elementen) vrij te hergebruiken in andere projecten of contexten.
De Dienstverlener kan bij de uitvoering van de opdracht gebruikmaken van diverse digitale hulpmiddelen en software, waaronder ook externe of geautomatiseerde tools. Eventuele implicaties voor rechten of dataverwerking worden steeds zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende wetgeving behandeld.
Privacy & GDPR
Persoonsgegevens van de Klant worden vertrouwelijk behandeld en verwerkt volgens de GDPR. Ze worden enkel gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst en niet gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of winstderving voortvloeiend uit de verwerking van persoonsgegevens.
Back-ups & Bewaartermijnen
De Dienstverlener bewaart de opgeleverde bestanden tot 12 maanden na oplevering. Herlevering van bestanden na die termijn gebeurt enkel op aanvraag en kan gepaard gaan met een administratieve vergoeding.
Bestanden worden standaard aangeleverd via Dropbox, tenzij anders overeengekomen. De beschikbaarheid van de bestanden in de cloud is beperkt in tijd en niet gegarandeerd op lange termijn.
Referentiegebruik
De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om opgeleverde werken te gebruiken als referentie op zijn website, in presentaties of op sociale media, tenzij de Klant hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen maakt.
Referentiegebruik vindt plaats na publieke lancering van het project, tenzij anders overeengekomen.
Websitegebruik
De inhoud van onze website (teksten, beelden, logo’s, video’s en formats) is beschermd door auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, en mag niet zonder voorafgaande toestemming worden gekopieerd, verspreid of hergebruikt.
Wijzigingen van de voorwaarden
Raak behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen of aan te vullen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op [link naar Notion PDF of webpagina]. In geval van wijziging zal de nieuwe versie van toepassing zijn op alle toekomstige opdrachten.
Klachten en geschillen
Klachten met betrekking tot de geleverde diensten of producten dienen schriftelijk te worden ingediend via info@raakstudio.be, en dit binnen een termijn van 14 kalenderdagen na oplevering of afronding van de betreffende dienst.
Na ontvangst van de klacht zal de Dienstverlener zich inspannen om binnen een redelijke termijn tot een oplossing te komen in overleg met de Klant. Indien dit geen uitkomst biedt, verbinden beide partijen zich ertoe om eerst te trachten het geschil via bemiddeling op te lossen, voor verdere juridische stappen worden ondernomen.
Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank
De algemene voorwaarden zijn automatisch van toepassing op alle offertes, contracten, werkzaamheden en leveringen van de Dienstverlener, tenzij expliciet anders schriftelijk overeengekomen.
Op deze samenwerking is het Belgisch recht van toepassing. In geval van een geschil verbinden beide partijen zich ertoe om eerst te proberen het conflict op te lossen via bemiddeling of onderling overleg. Indien dit geen oplossing biedt, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent bevoegd.
Slotbepalingen
Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of onafdwingbaar blijkt te zijn, laat dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen onverlet. In dat geval verbinden de Klant en de Dienstverlener zich ertoe om in onderling overleg een nieuwe bepaling vast te leggen die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.
Indien de Dienstverlener beroep doet op onderaannemers of freelancers voor (een deel van) de uitvoering van de opdracht, blijven deze algemene voorwaarden van toepassing op hun werkzaamheden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.